KSeF w sklepie internetowym: co zmienić przed 1 stycznia 2027
Gdy klient wpisze NIP w zamówieniu, sprzedaż w Twoim sklepie staje się sprzedażą B2B, a faktura musi trafić do KSeF, a nie tylko do maila jako PDF. Przed 1 stycznia 2027 r. sprawdź trzy rzeczy: czy sklep poprawnie zbiera i weryfikuje NIP, czy faktury z zamówień trafiają do KSeF automatycznie i jak obsłużysz paragony z NIP, do których od 2027 r. trzeba wystawiać fakturę w KSeF.
Co już obowiązuje, a co zmienia się 1 stycznia 2027
| Data | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Wszystkie firmy odbierają faktury przez KSeF. Wystawiać je muszą firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT). |
| 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązek wystawiania obejmuje pozostałe firmy, z wyjątkiem najmniejszych. |
| do 31 grudnia 2026 r. | Firmy z fakturami do 10 tys. zł miesięcznie mogą wystawiać poza KSeF. Działa wyłączenie dla faktur z kas i paragonów z NIP do 450 zł. |
| 1 stycznia 2027 r. | KSeF obejmuje najmniejsze firmy. Kończą się faktury z kas poza KSeF. Do paragonu z NIP trzeba wystawić fakturę w KSeF. Według obecnej ustawy zaczynają obowiązywać kary. |
Daty i progi pochodzą z serwisu Ministerstwa Finansów o zasadach obowiązywania KSeF. Faktury dla konsumentów (bez NIP) nadal nie muszą trafiać do KSeF. Kary za fakturę wystawioną poza systemem, do 100% kwoty VAT z faktury, ustawa przewiduje od 1 stycznia 2027 r. We wrześniu 2026 r. resort zapowiedział projekt, który ma przesunąć je na 2028 r., ale to na razie zapowiedź. Sam obowiązek się nie zmienia, więc plan warto układać według obecnej ustawy.
Droga faktury od checkoutu do KSeF
Dla sklepu zamówienie z NIP różni się od zwykłego jednym polem. Dla przepisów to faktura dla firmy, która musi powstać w KSeF. Tak wygląda poprawny przepływ:
Najważniejsza zmiana w myśleniu: PDF wysłany mailem nie jest już fakturą, tylko jej obrazem. Faktura to plik w KSeF. Jeśli przekazujesz ją klientowi poza systemem, na wizualizacji musi być kod weryfikujący QR z numerem KSeF. Ten sam wymóg dotyczy faktur dla konsumentów wystawianych dobrowolnie w KSeF.
Paragon z NIP od 2027 r.: znacznik FP
Ta zmiana dotyczy sklepów, które ewidencjonują sprzedaż na kasie rejestrującej. Czy Twój sklep ma taki obowiązek, zależy m.in. od form płatności i zwolnień, więc to pytanie do księgowego. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie trafia do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. do każdego paragonu z NIP, do którego klient chce faktury, trzeba wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF ze znacznikiem FP (opis w serwisie JPKinfo). Faktura FP nie zwiększa podatku, bo sprzedaż jest już w raporcie z kasy.
W praktyce: NIP musi trafić na paragon w chwili sprzedaży, integracja sklepu z kasą online musi przekazywać NIP z zamówienia, a faktura FP ma być powiązana z paragonem i zamówieniem, żeby księgowość nie policzyła sprzedaży dwa razy.
Checklista integracji sklepu z KSeF
Najlepiej przejść ją razem z księgowością i osobą, która obsługuje zamówienia.
- Pole NIP i walidacja. Osobny wybór „kupuję jako firma”, kontrola formatu i sumy kontrolnej, przy większej sprzedaży B2B sprawdzenie w rejestrach. Błędny NIP oznacza fakturę w KSeF innej firmy, której nie da się cofnąć, tylko skorygować.
- Jedno źródło faktur. Wtyczka, program fakturowy albo ERP, ale nigdy dwa naraz, bo to prosta droga do duplikatów.
- Numer KSeF i status przy zamówieniu. Przy każdym zamówieniu widać numer albo informację, że wysyłka się nie udała.
- Ponawianie i powiadomienia. Gdy KSeF albo program nie odpowiada, integracja ponawia próbę i powiadamia wskazaną osobę.
- Korekty i zwroty. Zwrot w sklepie uruchamia fakturę korygującą albo przynajmniej zadanie dla księgowości.
- Faktury w koncie klienta. Wizualizacja z kodem QR i numerem KSeF do pobrania. Stali klienci firmowi docenią wszystkie faktury w jednym miejscu, jak w panelu B2B.
- Tokeny i certyfikaty. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostają bezterminowo. Do trybów offline potrzebny jest certyfikat typu 2. Ustal, kto go ma, kiedy wygasa i jakie uprawnienia ma integrator.
- Faktury zakupowe. Faktury od hurtowni odbierasz w KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli sklep pobiera z nich ceny zakupu, sprawdź, skąd teraz bierze dane.
- Testy przed produkcją na środowisku testowym KSeF: zamówienie z NIP, bez NIP, z błędnym NIP, zwrot, korekta i brak połączenia.
Wtyczka, program fakturowy czy ERP
| Rozwiązanie | Kiedy ma sens | Na co uważać |
|---|---|---|
| Wtyczka sklepu połączona z programem fakturowym | Niewiele zamówień firmowych, księgowość w programie online | Czy zapisuje numer KSeF, obsługuje korekty i działa z aktualnym WooCommerce |
| Integracja sklepu z ERP | ERP jest już źródłem cen, stanów i dokumentów, dużo sprzedaży B2B | Kto odpowiada za błędy na styku sklep-ERP, jak szybko numer KSeF wraca do sklepu |
| Własna integracja przez API KSeF | Nietypowy proces, kilka kanałów sprzedaży, panel B2B | Koszt utrzymania przy zmianach schematu faktury i przepisów |
Najczęściej opłaca się pierwsza albo druga opcja. Własna integracja ma sens, gdy sklep i tak wymaga dedykowanych połączeń z innymi systemami. Jej koszt to jeden z czynników ceny sklepu, które opisujemy we wpisie ile kosztuje sklep na WooCommerce.
Plan na ostatni kwartał 2026 r.
Do 1 stycznia zostały Black Friday i sezon świąteczny, w którym nikt nie chce zmieniać procesu zamówień. Dlatego:
- Październik: przegląd obecnego procesu. Skąd biorą się faktury, kto je wystawia, czy sklep wystawia paragony, ile zamówień ma NIP.
- Listopad: wybór rozwiązania, poprawki w checkoutcie i testy na środowisku testowym KSeF, najlepiej przed szczytem sprzedaży.
- Grudzień: uruchomienie, instrukcja dla obsługi zamówień i procedura na wypadek, gdy faktura nie przejdzie.
Jeśli sprzedajesz firmom na przelew z terminem, przy okazji sprawdź też płatności w sklepie i B2B. Ten wpis nie jest poradą prawną ani podatkową, szczegóły dotyczące kas i faktur do paragonów potwierdź z księgowym.
Chcesz, żebyśmy przejrzeli Twój sklep pod KSeF? Napisz do nas i podaj adres sklepu oraz nazwę programu fakturowego lub ERP, z którego korzystasz.
